Un tempo la scrivania sembrava una discarica: tazze, fogli, adesivi, caricabatterie di tutti i dispositivi contemporaneamente.
La donna impiegava venti minuti al giorno per trovare un documento o una penna, ma la considerava una norma, come riporta il corrispondente di .
Tutto è cambiato dopo uno stage in una grande azienda, dove si praticava il sistema delle 5S. È emerso che se si rimuove dal tavolo tutto ciò che non viene utilizzato ogni giorno e si dispongono gli oggetti rimanenti in aree di visibilità e accesso, la velocità del lavoro aumenta di quasi un terzo.
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Sono rimasta scioccata, ma dopo aver fatto ordine, le cose sono state fatte davvero più velocemente. La regola principale è che sulla scrivania non devono esserci altro che un quaderno e un bicchiere d’acqua.
Penne, spillatrici e agende vanno riposte in un cassetto dove ogni oggetto ha un posto preciso, preferibilmente in appositi divisori. Un altro punto di cui si parla raramente è quello degli odori e della luce.
È emerso che l’aroma di agrumi o di menta aumenta la concentrazione, quindi ora metto un piccolo diffusore sul comodino, piuttosto che bere litri di caffè. Inoltre, è meglio bere il caffè in un’area apposita, lontano dal monitor, in modo che le briciole non intasino la tastiera e non distraggano l’attenzione.
Molte persone lamentano dolori alla schiena e al collo, ma spesso la causa non è da ricercare nella sedia, bensì nel fatto che il monitor si trova al livello sbagliato. Il bordo superiore dello schermo dovrebbe trovarsi all’altezza degli occhi o leggermente più in basso: in questo modo si smette di stare dinoccolati e di torcere il collo, il che significa che la stanchezza arriva dopo.
Per lo spazio digitale, il sistema funziona in modo altrettanto rigido: tutti i file sul desktop del computer sono malvagi. Creando tre cartelle: “Posta in arrivo”, “Al lavoro”, “Archivio”, ora non si passano ore a cercare un contratto tra tonnellate di screenshot e foto.
Un dolore a parte sono i cavi sotto i piedi e sulla scrivania. Ho comprato delle comuni fascette in velcro per cavi e le ho fissate sotto il piano del tavolo, ora è più facile passare l’aspirapolvere e i miei piedi non si aggrovigliano nei “serpenti”.
Quando si è in vacanza o nei fine settimana, è importante staccare le prolunghe, non solo per la sicurezza antincendio, ma anche per risparmiare energia elettrica, il che si traduce in una discreta quantità di denaro nel corso dell’anno.
Se lavorate da casa, provate ad avere un rituale di chiusura della giornata: cinque minuti prima di finire di lavorare, togliete tutto dalla scrivania e pulite la superficie. Al mattino vi troverete in uno spazio pulito e potrete dedicarvi subito al vostro lavoro, invece di passare mezz’ora a rimuovere le macerie di ieri.
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